Gut vorbereitet, wenn die Vorweihnachtszeit anrollt

Warum?

Die Norm verankert Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz systematisch. Und zwar von der Gefährdungsbeurteilung bis zur Schulung der Aushilfskräfte. Auch temporäre Mitarbeitende wissen dann, wie sie ihre Aufgaben sicher erledigen. Das gesamte Team bleibt dadurch leistungsfähig, selbst unter hohem Zeitdruck und bei schwierigen Wetterbedingungen wie Schnee und Eis.

Nicht nur Logistikdienste auch andere Unternehmen setzen in Spitzenzeiten auf zusätzliche Arbeitskräfte. Wie lassen sich diese schnell und sicher einbinden?

Aushilfskräfte müssen vom ersten Tag an wissen, was zu tun ist. Klare Einarbeitungsprozesse, übersichtliche Checklisten und eindeutige Kommunikationswege sind dabei entscheidend. Wenn Unternehmen diese Abläufe in ihrem Managementsystem verankern, lassen sie sich Jahr für Jahr effizient und verlässlich wieder anwenden.  

Haben Sie Praxisbeispiele?

Ja, Detailhändler setzten zum Beispiel oft standardisierte Kurzschulungen um. Nach einer Stunde wissen neue Mitarbeitende, wie die Kasse funktioniert, welche Sicherheitsregeln gelten und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Sie führen aber auch sogenannte Shopfloor-Meetings durch, bei denen sich die Teams jeden Morgen kurz austauschen. Diese kurze Abstimmung stärkt nicht nur die Kommunikation, sondern verbessert auch die Arbeitssicherheit. Denn am Meeting können Beinaheunfälle offen angesprochen und präventive Massnahmen direkt abgeleitet werden.

Und wie hilft die ISO 45001 generell, eine Überlastung von Mitarbeitenden in Spitzenzeiten zu vermeiden?

Die Norm verpflichtet Unternehmen, Risiken für Sicherheit und Gesundheit systematisch zu erfassen und zu steuern. In der Hochphase bedeutet das: realistische Schichtplanung, Pausenregelungen, ergonomische Arbeitsplätze und Frühwarnindikatoren für Überlastung.  

Wie wird das in der Praxis gelebt?

Ich kenne ein Logistikzentrum, das die Arbeitsbelastung mit wöchentlichen Kurzbefragungen misst. Wenn sich abzeichnet, dass das Stressniveau steigt, werden gezielt Ressourcen verschoben, bevor jemand ausfällt. Betriebe setzten aber auch auf den regelmässigen Einsatz von Physiotherapeuten oder die Entwicklung arbeitsplatzspezifischer Hebemittel, um die Ergonomie zu verbessern und Überlastungen zu verhindern.

Wenn es hektisch wird, leidet oft die Kommunikation. Wie helfen Managementsysteme dabei, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten?

Managementsysteme schaffen feste Kommunikationswege und klare Reportingstrukturen. Informationen gehen so nicht verloren, Verantwortlichkeiten sind transparent und mögliche Probleme werden frühzeitig erkannt.

Wie wird das in der Praxis umgesetzt?

Einige Unternehmen führen, wie schon erwähnt, tägliche Kurzmeetings durch. Was ich ausserdem beobachte, ist, dass Unternehmen vermehrt auf Apps setzen, die direkt in die Prozessabläufe des Managementsystems integriert sind. So können beispielsweise Beinaheunfälle, Qualitätsabweichungen oder Verbesserungsvorschläge schnell erfasst und entsprechende Massnahmen automatisiert eingeleitet werden. Diese Routinen halten die Teams fokussiert und verhindern, dass kleine Missverständnisse zu grösseren Problemen werden.

Und wie gelingt es, dass Mitarbeitende die Standards auch in stressigen Phasen einhalten?

Entscheidend ist, dass sie den Nutzen verstehen. Wenn klar ist, dass Normen nicht bremsen, sondern den Alltag erleichtern, steigt die Akzeptanz enorm.  

Wie lässt sich das erreichen?

Führungskräfte sollten die Abläufe transparent machen und erklären, warum sie wichtig sind. Wer erlebt, dass klare Prozesse Fehler vermeiden und Stress reduzieren, hält sich auch dann daran, wenn es hektisch wird. Gerade beim Thema Sicherheit spielt zudem die gegenseitige Verantwortung eine grosse Rolle. Mitarbeitende sollten sich positiv beeinflussen und aufeinander achten.

Was heisst das genau?

Wenn jemand am Limit arbeitet, ist es wichtig, diese Person anzusprechen und darauf hinzuweisen, dass bei Sicherheitsstandards keine Kompromisse gemacht werden dürfen.

Sie erwähnen die Führungskräfte. Welche Rolle spielen sie in solchen Spitzenzeiten?
Sie spielen eine entscheidende Rolle. Sie geben Orientierung, schaffen Vertrauen und leben vor, wie mit Belastung umgegangen wird. Wer selbst strukturiert arbeitet, sich an die Vorgaben hält und Ruhe bewahrt, signalisiert Stabilität. ISO-Managementsysteme bieten dabei ein wertvolles Gerüst, um Entscheidungen fundiert und nachvollziehbar zu treffen.  

Und wenn der Jahresendspurt geschafft ist, was können Unternehmen aus dieser Zeit lernen?
Die Hochsaison ist ein Stresstest für jedes Managementsystem. Läuft es wieder ruhiger, ist eine strukturierte Nachbetrachtung gemäss PDCA-Zyklus wichtig: Was hat gut funktioniert? Wo gab es Engpässe? Diese Erkenntnisse fliessen dann in die kontinuierliche Verbesserung ein und machen das Unternehmen widerstandsfähiger für kommende Herausforderungen.  

PDCA Regelkreis, Grafik SQS