Selten und deshalb besonders wertvoll: ISO in der Welt der Anwaltskanzleien

Was genau verstehen Sie unter Ihrer ISO-Kultur?

Damit meinen wir unser klares Bekenntnis zu höchster Qualität, effizienten Prozessen und nahtloser Zusammenarbeit – sowohl innerhalb der Kanzlei als auch mit unseren Mandantinnen und Mandanten. Diese Werte prägen unser Handeln seit nunmehr fast 20 Jahren und wurden mit unserer ersten ISO-9001-Zertifizierung im Jahr 2006 verankert.

Was hat Sie damals zur ISO-Zertifizierung bewogen?

Es gibt zahlreiche nationale und internationale Zertifizierungen sowie Bestenlisten, bei denen Kanzleien ein Siegel erwerben können. Wir wollten jedoch ein Qualitätslabel, das auf echter Leistung, Fleiss und kontinuierlicher Weiterentwicklung basiert – und das sowohl der Kanzlei als auch unseren Mandanten einen spürbaren Mehrwert bietet. Deshalb entschieden wir uns für den ISO-Standard – als eine der ersten Kanzleien in der Schweiz.

Was ist ein solcher Mehrwert?

Ein gutes Beispiel dafür ist unsere strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Dank unseres Qualitätsprozesses verläuft sie besonders effektiv. Viele Teammitglieder sagen, dass sie noch nie so gut organisiert in eine neue Position eingeführt worden seien. Dadurch finden sie sich rasch zurecht und können sofort auf hohem Niveau arbeiten – was letztlich unseren Kundinnen und Kunden zugutekommt. 

Welche weiteren Vorteile ergeben sich durch Ihre strukturierten Prozesse?

Auch punkto Effizienz profitieren wir: Klare Abläufe und Zuständigkeiten sorgen für eine reibungslosere Aktenführung, eine verbesserte Dokumentation und eine schnellere Bearbeitung von Mandantenanfragen. Besonders in der Administration und im Finanzbereich optimieren wir deshalb kontinuierlich, um noch präziser, schneller und transparenter zu arbeiten. Dabei haben wir gelernt, Abläufe nur dann anzupassen, wenn wir vorher alle Optionen geprüft haben. Das bedeutet, wir analysieren sorgfältig, wählen die effizienteste Lösung und setzen sie dann konsequent um.

Wie wirkt sich das Managementsystem auf die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team aus?

Es hat einen positiven Einfluss. Wir erleben eine engere Zusammenarbeit, eine offenere Kommunikation und ein lösungsorientiertes Handeln – Dinge, die sowohl unseren Mitarbeitenden als auch unseren Kunden zugutekommen. Ein gutes Beispiel dafür ist die erfolgreiche Umstellung auf eine neue Kanzleisoftware. Dabei haben wir die Kanzlei aus allen Blickwinkeln betrachtet und von Anfang an verschiedene Meinungen und Erfahrungen einbezogen. Nur durch die ausgezeichnete Kommunikation im gesamten Team, von den Partnern über die Juristinnen und Assistenten bis hin zu den Praktikantinnen, konnten wir diese Veränderung erfolgreich umsetzen.

Welche Bedeutung hat die ISO-Zertifizierung für Ihre Kanzlei im internationalen Kontext?

In einem zunehmend globalisierten Markt, in dem es immer schwieriger wird, Vertrauen zu gewinnen, ist sie ein starkes Signal für Qualität und Zuverlässigkeit. Für viele Organisationen stellt sie deshalb eine international anerkannte «Green Flag» dar. Dieser Aspekt ist für uns besonders wichtig, da wir sowohl Schweizer Unternehmen als auch internationale Organisationen beraten.

Kommen wir noch auf die regelmässigen Audits der SQS zu sprechen. Wie wichtig sind sie für die Kanzlei?

Ein erfolgreiches Unternehmen muss regelmässig den Blick nach innen richten, Verbesserungspotenziale erkennen und umsetzen. Die Audits geben uns den Impuls und die Gelegenheit, diese anspruchsvolle Arbeit zu leisten. Das Feedback des SQS-Auditors ist besonders wertvoll, da es uns mit einem neutralen und kritischen Blick neue Perspektiven eröffnet.

Gibt es auch herausfordernde Momente?

Ja, ein Audit erfordert Zeit und Engagement, wenn es richtig und gründlich durchgeführt wird. Das Tagesgeschäft läuft natürlich weiter, deshalb sollte das Unternehmen diesen Aufgaben Priorität einräumen. Nur so können die Mitarbeitenden den Prozess als wertvollen Teil ihrer Arbeit sehen. Diese Herausforderung ist zwar anspruchsvoll, aber durchaus zu bewältigen und kommt letztlich allen zugute.

Warum, glauben Sie, sind zertifizierte Qualitätsmanagementsysteme in Anwaltskanzleien trotz ihres Nutzens noch immer so wenig verbreitet?

Anwälte arbeiten in der Regel sehr strukturiert, und in Kanzleien gelten bereits hohe Qualitäts- und Leistungsstandards. Deshalb mag es unnötig oder zu aufwendig erscheinen, Abläufe zusätzlich zu formalisieren. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass eine ISO 9001 vertiefte Einblicke in Bereiche schafft, die man vorher nicht berücksichtigt hat, und dass der Standard so eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserung schafft. Ein weiterer Grund mag darin liegen, dass Anwaltskanzleien oft ein loser Zusammenschluss von sehr individuell denkenden Personen mit sehr unterschiedlichen Arbeits- und Problemlösungsmethoden sind. Das kann zwar zum Erfolg beitragen, macht es aber schwieriger, gemeinsame Qualitätsstandards zu entwickeln und umzusetzen.

Würden Sie sich wieder für eine Zertifizierung entscheiden?

Ja, auf jeden Fall. Die ISO-9001-Zertifizierung hilft unserer Kanzlei, noch professioneller, effizienter und wettbewerbsfähiger zu arbeiten. Dabei entwickeln wir unsere ISO-Kultur fortlaufend weiter, während wir gleichzeitig Themen wie Nachhaltigkeit und Digitalisierung vorantreiben. Kanzleien sind oft für ihr «Gärtli-Denken» und die Fokussierung auf individuellen Erfolg bekannt. Unsere Qualitätskultur hingegen fördert das Team und stärkt unser Engagement für Spezialisierung sowie gemeinsamen Erfolg – ein Miteinander füreinander.