ISO-Managementsysteme: Das bewährte Instrumentarium für die Herausforderungen der Wirtschaft

Von gemeinsamem Erfolg zur Harmonisierten Struktur 

Die «International Organization for Standardization» (ISO) wurde 1947 in Genf gegründet. Ihr Ursprung liegt in der Nachkriegszeit, als man dringend einheitliche Normen für den grenzüberschreitenden Handel benötigte. Was zunächst mit Produkt- und Materialstandards begann, entwickelte sich im Laufe der Jahrzehnte zu einer umfassenden Plattform für ganz unterschiedliche Bereiche wie Qualitätsmanagement (ISO 9001), Umweltmanagement (ISO 14001), Arbeitssicherheit (ISO 45001) oder Informationssicherheit (ISO 27001) sowie für Spezialnormen in den unterschiedlichen Branchen.  

Heute setzt man diese «ISO-Managementsysteme» gezielt ein, um Abläufe und Prozesse im Unternehmen zu strukturieren und kontinuierlich zu verbessern. Und auch die Norm wird laufend optimiert und verbessert: Ein zentrales Element ist die sogenannte Harmonisierte Struktur – eingeführt 2015 –, die allen bedeutenden Managementsystemnormen gemeinsam ist. Sie erleichtert die Integration verschiedener Standards, indem sie ein einheitliches Rahmengerüst schafft. 

Die drei Bestandteile des prozessorientierten Managementsystems 

Ein Managementsystem setzt sich aus drei wesentlichen Bestandteilen zusammen, die gemeinsam eine strukturierte und effiziente Steuerung von Unternehmensprozessen ermöglichen: 

1. Prozesslandschaft 
Die Prozesslandschaft verschafft Übersicht über das Managementsystem. Sie stellt die zentralen Abläufe und deren Zusammenhänge innerhalb des Unternehmens visuell dar. Dabei werden Führungsprozesse (z. B. Strategieentwicklung), Kernprozesse (z. B. Produktion oder Dienstleistungserbringung) und unterstützende Prozesse (z. B. IT, Personalmanagement) und strukturiert beschrieben. Eine klare Prozesslandschaft hilft, Verantwortlichkeiten zu definieren und Schnittstellen effizient zu gestalten.

2. Prozessbeschreibungen 
Die Prozessbeschreibungen liefern detaillierte Informationen darüber, wie einzelne Prozesse ablaufen. Sie enthalten Vorgaben zu Verantwortlichkeiten, Ablaufschritten, eingesetzten Ressourcen und zu erwartenden Ergebnissen. Gut dokumentierte Prozessbeschreibungen sind essenziell, um eine einheitliche und konsistente Arbeitsweise sicherzustellen sowie neue Mitarbeitende effizient einzuarbeiten. 
 

3. Hilfsmittel, Checklisten, Formulare und IT-Lösungen 
Ergänzend zur Prozesslandschaft und den Prozessbeschreibungen umfasst ein Managementsystem verschiedene unterstützende Werkzeuge. Dazu gehören standardisierte Checklisten, Formulare, Vorlagen sowie IT-Lösungen bzw. Applikationen, die die Umsetzung und Dokumentation von Prozessen erleichtern. Diese Hilfsmittel dienen dazu, Qualität und Konsistenz zu sichern, Fehlerquellen zu minimieren und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. 

Diese drei Bestandteile bilden zusammen das Managementsystem, das durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) und den PDCA-Zyklus laufend optimiert wird. 

Der Antrieb, oder: die kontinuierliche Verbesserung  

Im Zentrum moderner Managementsysteme steht ein zyklisches Konzept aus den 1950er-Jahren: Der sogenannte PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), den William Edwards Deming vorrangig in der Industrie etabliert hat. «Plan» beschreibt die Planung von Zielen und Massnahmen, «Do» die Umsetzung in der Praxis, «Check» die anschliessende Erfolgskontrolle und «Act» schliesslich die Ableitung von Verbesserungen. Dieses iterative Vorgehen dient der stetigen Optimierung – statt einmalige Projekte durchzuführen, verfolgen Unternehmen langfristige Verbesserungsstrategien. Nur so kann gewährleistet werden, dass im stetigen Wettbewerb der Produkte und Innovationen mitgehalten werden kann.  
 

Vier Vorteile eines ISO-Managementsysteme für die Unternehmensführung 

In der täglichen Praxis unterstützen ISO-Managementsysteme insbesondere zu einer erfolgreichen Unternehmensführung durch: 

1. Klarheit und Struktur 
Dank definierter Abläufe und Zuständigkeiten reduziert sich das Risiko von Fehlern. Mitarbeitende wissen, worauf sie achten müssen, Ziele werden verständlich kommuniziert und Prozessverantwortliche können Abweichungen frühzeitig erkennen. 

2. Kontextanalyse und Risikominimierung 
ISO-Managementsysteme fordern Unternehmen dazu auf, ihr Umfeld systematisch zu analysieren und relevante Risiken und Chancen zu identifizieren. Diese strukturierte Betrachtung unterstützt eine vorausschauende Planung und hilft, Störungen oder Folgekosten in Bereichen wie Qualität, Umwelt oder Sicherheit gezielt zu vermeiden. 

3. Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit 
ISO 14001 oder ISO 45001 sind nur zwei Beispiele für Normen, die unmittelbar auf die Nachhaltigkeit und das Wohlergehen der Mitarbeitenden abzielen. Damit steigern Unternehmen nicht nur ihre Glaubwürdigkeit, sondern profitieren auch von höheren Effizienzgewinnen und einer besseren Reputation. 

4. Einhaltung international anerkannter Standards 
Ein wesentlicher Vorteil von ISO-Managementsystemen liegt in der weltweiten Anerkennung. Gerade für Firmen, die international agieren, schaffen Zertifizierungen der ISO-Normen einen konkreten Marktzugang, Anerkennung, verbesserte Wettbewerbsfähigkeit und oft auch höhere Chancen bei Ausschreibungen. 

Zertifizierung und Akkreditierung: Wo liegt der Unterschied? 

Wer ein ISO-Managementsystem aufbaut, muss es nicht zwingend zertifizieren lassen. Doch eine unabhängige Prüfung und offizielle Bestätigung bieten einige Vorteile: 

• Zertifizierung 
  Ein Unternehmen lässt sich durch eine externe Stelle prüfen (Audit). Werden alle Anforderungen der betreffenden ISO-Norm erfüllt, erhält es ein Zertifikat. Dieses belegt extern gegenüber Kundinnen und Geschäftspartnern, dass weltweit anerkannte Standards verlässlich eingehalten werden. 

• Akkreditierte Zertifizierungsstelle 
  Nicht jede Zertifizierungsstelle ist automatisch akkreditiert. Akkreditierte Stellen wie die SQS stehen selbst unter Aufsicht einer nationalen Akkreditierungsbehörde (z. B. SAS in der Schweiz oder DAkkS in Deutschland). Das internationale System der Akkreditierung verschafft einem akkreditierten Zertifikat weltweit die Gültigkeit einer Urkunde im rechtlichen Sinne und schafft damit Vertrauen. Damit verringert sich das Risiko, auf ein «Qualitätssiegel» zu setzen, das in Fachkreisen kaum anerkannt wird. Zum Blogbeitrag: Die Akkreditierung: die Spreu vom Weizen trennen | SQS

Als führende Anbieterin von akkreditierten Zertifizierungen in der Schweiz unterstützt die SQS Unternehmen aller Branchen und Grössen bei der erfolgreichen Einführung und Weiterentwicklung von ISO-Managementsystemen. Ein Zertifikat der SQS gilt zudem als anerkannter Nachweis für Qualität und Compliance – sowohl im Inland als auch international. 

Grundaufbau: Vom Kontext bis zur Verbesserung 

Die Harmonisierte Struktur der ISO-Managementsysteme gliedert sich in die Kapitel 4 bis 10. Die ersten drei Kapitel (1–3) dienen lediglich der Einleitung, Begriffsdefinition und dem Anwendungsbereich der Norm. Sie enthalten keine konkreten Anforderungen, sondern erläutern den Hintergrund, die Zielsetzung und die grundlegenden Prinzipien des Managementsystems. Erst ab Kapitel 4 beginnen die verbindlichen Anforderungen, die Unternehmen für eine erfolgreiche Implementierung erfüllen müssen. Kurz zusammengefasst: 

4 Kontext der Organisation 
Ermittlung interner und externer Faktoren sowie der relevanten Stakeholder. 

5 Führung 
Festlegung einer verbindlichen Leitlinie (z. B. Qualitätspolitik) und Schaffung einer entsprechenden Unternehmenskultur. 

6 Planung 
Definition von Zielen, Massnahmen, Verantwortlichen und Ressourcen, basierend auf Chancen- und Risikobetrachtungen. 

7 Unterstützung 
Bereitstellung der nötigen Kompetenzen, Informationen und Technologien. 

8 Betrieb 
Umsetzung der festgelegten Prozesse und Kontrollen im Arbeitsalltag. 

9 Leistungsbewertung 
Regelmässige Überprüfung mittels Kennzahlen, internen Audits und Management-Reviews. 

10 Verbesserung 
Ableitung und Umsetzung kontinuierlicher Optimierungen. 

«Morphologischer Kasten» Excel-Darstellung als Vorlage

Die Erfolgsformel mit der beabsichtigten Wirkung 

ISO-Normen für Managementsysteme sollen im Unternehmen eine positive Veränderung bewirken. Je nach beabsichtigter Wirkung zielen sie zum Beispiel darauf ab: 

• den Ressourceneinsatz durchgängig zu optimieren (Stichwort: Nachhaltigkeit); 

• eine konsistent hohe Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu sichern; 

• Arbeitsplätze sicherer zu machen und damit Krankheiten oder Unfällen präventiv entgegenzuwirken. 

• die Informationssicherheit in einer zunehmend digitalisierten Welt zu gewährleisten. 

Erfolgreich in die Praxis: Erfahrungswerte und Tipps 

Die Einführung eines ISO-Managementsystems lässt manchen an viel Papierkram denken. Doch der Nutzen überwiegt bei weitem, wenn das Unternehmen die Normanforderungen in ihre Unternehmensführung integriert: 

1. Schrittweise Umsetzung 
Nicht alle Veränderungen müssen auf einmal erfolgen. Wer mit einem Qualitätsmanagement nach ISO 9001 beginnt, kann darauf aufbauen und später weitere Normen integrieren. 

2. Mitarbeitende einbinden 
Das beste Managementsystem bleibt wirkungslos, wenn Mitarbeitende nicht beteiligt und befähigt werden. Kommunikation, Schulungen und gemeinsame Zieldefinition sind der Schlüssel. 

3. Langfristig denken 
Managementsysteme sind ein Dauerlauf – keine Kurzstrecke. Nur durch kontinuierliche Verbesserung und regelmässige Auditierungen bleiben sie lebendig und wirkungsvoll. 

Ob Sie Ihre Prozesse straffen, Ihre Umweltziele erreichen oder die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden verbessern möchten – ein ISO-Managementsystem legt dafür einen strukturierten und anerkannten Grundstein. Dank des PDCA-Zyklus und der Harmonisierten Struktur bleiben Unternehmen flexibel und können auf Veränderungen schnell reagieren. Wer sich schliesslich durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle wie die SQS prüfen lässt, gewinnt zusätzliches Vertrauen im Markt – und das weltweit.