ChatGPT, Copilot & Co. im Unternehmen: Warum sichere KI-Nutzung mit ISO/IEC 27001 beginnt

Schatten-KI ist kein Randphänomen

Der Begriff klingt nach Regelbruch, die Realität ist banaler: Mitarbeitende greifen zu KI-Tools, weil diese eine Aufgabe schneller erledigen – einen Text kürzen, ein Protokoll zusammenfassen oder rasch eine Formel erklären. Die Tools sind sofort verfügbar, kosten wenig bis nichts und sind aus dem Privatleben vertraut. Wo das Unternehmen keine freigegebene Alternative anbietet, entsteht die Nutzung von selbst – über private Konten, im Browser, auf dem Smartphone. Erhebungen aus Deutschland kommen übereinstimmend zum gleichen Bild: Etwa jede zweite Person am Schreibtisch nutzt beruflich KI-Dienste ohne Freigabe, während nur eine Minderheit der Unternehmen offiziell einen Zugang bereitstellt oder klare Regeln kennt. Diese Lücke zwischen tatsächlicher Nutzung und offiziellem Angebot ist der Kern des Problems.

Die reflexartige Antwort – ein Verbot – verschiebt das Problem nur. Der Produktivitätsgewinn verschwindet nicht, weil die Geschäftsleitung ihn untersagt; die Nutzung wandert dorthin, wo niemand mehr hinsieht: ins private Smartphone, in den privaten Account. Anders als klassische Schatten-IT hinterlässt sie dabei kaum Spuren. Wer ein Dokument in einen Cloud-Speicher lädt, hinterlässt eine Datei, die sich finden lässt. Wer denselben Inhalt in ein Chat-Fenster kopiert, hinterlässt – aus Sicht des Unternehmens – nichts. Der Datenabfluss ist unsichtbar.

«ChatGPT-Eingaben sind Datenexporte»

Dieser Satz fasst zusammen, was sicherheitstechnisch passiert: Was Mitarbeitende in ein öffentliches KI-Tool eingeben, verlässt das Unternehmen und wird auf fremden Systemen verarbeitet – häufig ausserhalb der Schweiz, zu Bedingungen, die der Anbieter definiert. Bei einem harmlosen Textentwurf ist das unkritisch. Bei einer Offerte mit Preiskalkulation, einem Personaldossier, Kundendaten oder Quellcode ist es ein Abfluss vertraulicher Informationen – ohne Vertrag, ohne Prüfung und ohne Kontrolle. Sind Personendaten betroffen, stellt sich zusätzlich die Frage nach dem Datenschutzgesetz: Die Bearbeitung durch einen Dritten braucht eine Grundlage, und die Verantwortung dafür bleibt beim Unternehmen – nicht bei der Person, die den Text eingefügt hat.

Entscheidend ist die Einsicht, dass es sich nicht um ein KI-Problem handelt, sondern um ein klassisches Problem der Informationssicherheit: unklassifizierte Daten, ungeprüfte Cloud-Dienste, fehlende Regeln oder fehlende Sensibilisierung. Und dafür existiert ein erprobtes Instrumentarium.

Was ein ISMS nach ISO/IEC 27001 konkret regelt

Die ISO/IEC 27001 erwähnt ChatGPT mit keinem Wort und ist trotzdem ein geeigneter Rahmen für die sichere KI-Nutzung im Unternehmen. Denn ein ISMS verbindet einzelne Massnahmen wie Datenklassifizierung, Tool-Freigaben, Lieferantensicherheit und Schulung zu einem zusammenhängenden Managementprozess. Dadurch wird nicht nur festgelegt, was erlaubt oder verboten ist. Die Organisation kann Risiken bewerten, Verantwortlichkeiten definieren, Massnahmen priorisieren und regelmässig überprüfen, ob sie noch wirksam sind. Das ist gerade bei KI wichtig, weil sich Tools, Funktionen und Nutzungsszenarien laufend verändern.

Die Übersicht zeigt, welche Elemente der Norm welche Alltagsfrage regeln:

Der entscheidende Unterschied zu einer isolierten «KI-Policy» aus der Schublade: Im ISMS sind diese Elemente keine Einzelmassnahmen, sondern Teil eines Systems, das risikobasiert priorisiert, regelmässig überprüft und laufend verbessert wird. Neue Tools, neue Anwendungsfälle, neue Risiken – der Zyklus aus Risikobeurteilung, Massnahmen und Überprüfung fängt sie auf, statt dass jede Neuerung eine neue Ad-hoc-Weisung auslöst.

Vom Verbot zum geregelten Angebot: vier Schritte

1. Hinschauen statt wegschauen. Erheben, wofür Mitarbeitende KI heute tatsächlich nutzen – ohne Schuldzuweisung. Die heimliche Nutzung zeigt präzise, wo offizielle Prozesse zu langsam oder zu umständlich sind.
2. Daten klassifizieren. Ohne Klassifizierung bleibt jede KI-Regel Theorie. Drei bis vier Stufen genügen – entscheidend ist, dass Mitarbeitende auf einen Blick erkennen, welche Inhalte in welches Tool dürfen.
3. Freigegebene Werkzeuge bereitstellen. Geprüfte Dienste mit Unternehmensvertrag statt privater Konten. Die offizielle Lösung muss mindestens so bequem sein, wie der Gratis-Chat – sonst gewinnt der Gratis-Chat. Ein Beispiel: Copilot von Microsoft.
4. Regeln schulen und leben. Eine kurze, konkrete KI-Weisung mit Beispielen, eingebettet in die bestehende Sensibilisierung und eine Anlaufstelle für die Fälle, die die Weisung nicht abdeckt.

Und wenn KI mehr ist als ein Bürowerkzeug?

Hier behandeln wir die Nutzung von KI-Tools im Arbeitsalltag – das ist für die meisten Organisationen der dringendste Fall, und er ist mit einem ISMS nach ISO/IEC 27001 gut gefasst. Sobald eine Organisation KI-Systeme selbst entwickelt, trainiert oder in Kernprozessen betreibt – etwa in der Kreditvergabe, im Recruiting oder in der Qualitätskontrolle – stellen sich zusätzliche Fragen: nach Folgenabschätzung, menschlicher Aufsicht und der Governance des gesamten KI-Lebenszyklus. Dafür gibt es mit der ISO/IEC 42001 eine eigene, zertifizierbare Norm, die auf dem ISMS aufbaut. Welche Norm wofür steht, zeigt unser Vergleich von ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001 und SOC 2.

Häufige Fragen (FAQ)